Отказное письмо - официальный документ, в котором на основании законодательства указывается, что предоставленная на рассмотрение продукция не относится к объектам обязательной сертификации в системе ГОСТ Р. Выдаётся такой документ Всероссийским Научно-Исследовательским Институтом Сертификации (ВНИИС) или органами по сертификации, аккредитованными Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии.
Отказное письмо действует в течение срока действия нормативных актов (приказов или законов), на основании которых данное письмо составлено, но некоторые органы по сертификации выдают письма с указанием конкретного срока действия (обычно - 1 год).
Отказное письмо различают двух видов:
- Для предоставления в таможенные органы (документ выдает только ВНИИС). В тексте письма дается ссылка на товаросопроводительный документ, по которому продукция ввозится на территорию РФ.
- Для реализации продукции на территории РФ (выдает любой аккредитованный орган по сертификации). Устанавливается, что запрашиваемая продукция может быть отнесена к определенному общему типу продукции (по общероссийскому классификатору) и адресатом отказного письма выступает руководитель фирмы, направивший соответствующий запрос.
Большинство случаев, с которыми связана необходимость оформления отказного письма, основана на том, что невозможно определить код ТНВЭД или ОКП для предоставленного товара.
Перечень необходимого для оформления отказного письма:
- Код ТНВЭД на заявленную продукцию;
- Инвойс (копия) с переводом;
- Контракт (копия);
- Регистрационные свидетельства на фирму заявителя (о гос. регистрации, о постановке на учёт в налоговом органе, статистика);
- Ф.И.О. руководителя фирмы заявителя.
